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4 Schritte zum perfekten Videochat-Meeting
Agenturblog / Die besten Tipps für Online-Meetings
Virtuelle Meetings im beruflichen oder privaten Umfeld haben durch die aktuellen Beschränkungen enorm zugelegt. Wir zeigen Ihnen vier Schritte, mit denen Sie auch über den Screen den besten Eindruck machen.
Zoom, Skype und andere Anbieter melden wöchentlich höhere Nutzungszahlen, denn Videochat hat einen großen Teil der bisher persönlichen Kommunikation - vom Jobinterview über Geschäftsbesprechungen bis zu Workshops und Schulunterricht - übernommen.
Und da immer mehr Firmen die Vorteile dieser Treffen im virtuellen Raum zu schätzen lernen, ist anzunehmen, dass auch nach dem Ende der Home-Office-Zeit viele Treffen nur mehr über das Internet stattfinden werden.
Umso mehr ein Grund, sich mit den Herausforderungen der Kommunikation über Webcams zu beschäftigen. Wir haben Tipps von Experten und Usern eingeholt, damit Sie in vier einfachen Schritten das Beste für Ihre perfekten Videochat-Meetings rausholen können.
Gekommen, um zu bleiben: Online-Meetings werden in Zukunft viele persönliche Treffen ersetzen.
1. Bereiten Sie sich ausreichend vor
Das Angebot an Software für Videomeetings wird immer größer. Viele Großunternehmen lassen bei der Videokonferenz wenig Wahl und nutzen ausschließlich eigene Tools. Wo eine Wahlmöglichkeit besteht, sollte man einerseits die Zugänglichkeit für „Gäste“ in Betracht ziehen, andererseits auch die Kosten dafür berücksichtigen. Diese Kosten sind nicht immer finanzieller Natur, denn bei einigen populären Anbietern zahlt man stattdessen mit eigenen „Daten“, wie diese Aufstellung von epicenter zeigt.
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um mit der gewählten Software vertraut zu werden. Alle Programme bieten einen Video- und Audiotest, zudem sollte man wissen, wie die Kamera und der Ton kurzfristig ein- und ausgeschaltet werden können und wie man die eigene Bildschirmoberfläche teilen kann.
Sollten Sie vorhaben, etwas von Ihrem eigenen Bildschirm zu übertragen, räumen Sie alles aus dem Blick auf Ihrem Desktop, das für die anderen Teilnehmer nicht von Interesse ist. Auch das E-Mail-Programm und etwaige Benachrichtigungen sollten in dieser Zeit deaktiviert werden, sonst kann ein Popup schnell peinlich werden.
Sorgen Sie dafür, dass Sie während der Videokonferenz nicht gestört werden. Dies würde nicht immer zu nationaler Berühmtheit wie bei diesen Kindern während eines BBC-Interviews führen. Deshalb wenn möglich Türe abschließen! Auch unvorhergesehene Geräusche im Hintergrund (z.B. eine Klospülung oder lauthals protestierende Kleinkinder) können zu ungewollter Belustigung führen.
2. Sorgen Sie für gutes Licht und guten Ton
Menschen sind sehr visuell, weshalb die Videokonferenz auch wertvoller geschätzt wird als ein Telefonat. Die Körpersprache drückt so viel mehr aus, was in Ton oder Schrift allein nicht erkennbar ist. Doch um dabei im "besten Licht" zu stehen, muss dieses Licht auch vorhanden sein.
Ideal ist noch immer natürliches Licht durch ein Fenster, jedoch kein direktes Sonnenlicht ins Gesicht. Das erzeugt nicht nur harte Schatten mit dramatischem Effekt, sondern kann einen auch schnell ins Schwitzen bringen.
Strahlt nur von einer Seite Licht auf das Gesicht (z.B. durch ein seitliches Fenster), kann man sich mit einer weiteren Lichtquelle oder einem Reflektor auf der anderen Seite behelfen: die silberbeschichtete Frostschutzmatte vom Auto kann hierbei gute Dienste leisten (selbstverständlich außerhalb des Bildes platziert).
Die Grundprinzipien der Fotografie und Beleuchtung gelten auch für Videochats.
Die nächstbessere Alternative sind starke Leuchten mit weichem Licht, das von vorne auf den Oberkörper strahlt. Dies kann auch mit einer Schreibtischlampe improvisiert werden, wobei man allzu starkes Licht besser über eine weiße Wand oder einen Vorhang reflektiert, damit man nicht wie ein aufgeschrecktes Reh ins Scheinwerferlicht blickt.
Besser ist daher eine Kombination aus zwei oder mehreren weichen Lichtern auf beiden Seiten der Kamera, da dies auch Schatten im Gesicht vermeidet. Wie bei der Fotografie führen auch hier unterschiedliche Lichtquellen zu seltsamen Farben im Gesicht: Sonnenlicht ist bläulicher als die meisten Kunstlichter, insbesondere Leuchtstoffröhren haben eine sehr unharmonische Farbtemperatur. Deshalb gilt auch hier: vorher ausprobieren!
Je nach der persönlichen Rolle in der Videokonferenz kann auch Audio sehr wichtig sein. Die eingebauten Mikrofone der meisten Laptops und Tablets bieten da wenig Klangerlebnisse - auch, weil sie den Ton vom gesamten Raum oder der Umgebung aufnehmen. Unter schlechten Bedingungen wäre daher ein Headset eine gute Wahl. Bei mobilen Endgeräten und auch manchen Computern kann man die Ohrhöher mit Mikrofon, die für Handys gedacht sind, verwenden. Je näher das Mikrofon beim Mund ist, desto besser.
Ton ausschalten, wenn man nichts zu sagen hat und der Umgebungslärm für andere Teilnehmer unzumutbar wäre!
3. Bringen Sie sich optimal ins Bild
Für den Hintergrund wählt man nach Möglichkeit eine helle, neutrale oder zumindest nicht allzu unruhige Location. Unaufgeräumte Regale oder Kinderbilder auf der Wand hinter dem Esstisch sind zwar charmant, aber für professionelle Besprechungen selten zweckmäßig. Auch zu starkes Gegenlicht (z.B. durch ein Fenster im Hintergrund) sollte vermieden werden. Für eine schöne Stimmung sorgen dagegen ein paar blühende Blumen am Tisch, die dezent im Video zu sehen sind.
Denken Sie auch daran, wie sich die Umgebung ändern kann: Könnte jemand aus Versehen während der Videokonferenz durch den Hintergrund laufen? Kann sich das Licht stark ändern - z.B. durch Wolken oder plötzlichen Sonnenstrahl?
Der Bildausschnitt ergibt sich meist durch Kamerabrennweite bzw. verwendete Hardware von selbst. Ob dies nun im Quer- oder Hochformat ist: auch hier zählen die Grundregeln guter Porträt-Fotografie. Viele User positionieren dabei ihren Kopf direkt in die Mitte des Bildes, was viel zu viel Freiraum über dem Kopf zulässt.
Ästhetischer ist die Aufteilung nach der Drittelregel, der schon viele klassische Portraits folgten. Dazu teilt man das Foto vertikal in drei gleich große Teile: auf der oberen Trennungslinie liegen idealerweise die Augen. Auf der unteren kann bei entsprechendem Ausschnitt der Mund liegen.
Wenn möglich sollte die Kamera auf Ihrer Augenhöhe sein. Ist sie niedriger, besteht nicht nur die Gefahr eines unschmeichelhaften Blicks in die Nasenlöcher, sondern man neigt durch den Kopfwinkel auch eher zum Doppelkinn. Der Blick geradeaus oder leicht nach oben ist wesentlich vorteilhafter. Deshalb im Bedarfsfall ein paar Bücher o.ä. unter den Laptop oder die Kamera legen.
Auch bei der Kleidung kann man zeigen, dass man selbst im Homeoffice professionell bleibt. Für Videobesprechungen sind hier die gleichen Kleidungsmaßstäbe wie bei einem Tag im Büro angebracht. Natürlich sollte die Kleidung ausreichend Kontrast zum Hintergrund bieten, damit man nicht „verloren“ geht.
Allzu bunte Kleidung oder gar feine Muster sollten Sie jedoch vermeiden, da - je nach Auflösung von Kamera und Monitor - hier der unerwünschte Moire-Effekt auftauchen kann.
Selbst ein gar nicht sichtbares Kleidungsstück kann Probleme bereiten: „Das Portraitfoto einer Kundin auf ihrer Website war so unglücklich beschnitten, dass es aussah, als hätte sie - dank schulterfreiem Top - gar nichts an“, erinnert sich designation-Creative Director Jürgen Eixelsberger an ein Foto, das mit nachträglicher Retouche „bekleidet“ werden musste. Bei einem knappen Bildausschnitt kann dies auch auf Video passieren.
4. Bleiben Sie konzentriert bei der Sache
Online-Meetings dauern meistens zu lange. Daher ist ein klar strukturierter Plan umso wichtiger. Welche Fragen, welche Aufgaben müssen gelöst werden? Vorab einen kurzen Fahrplan schreiben und sich daran halten. Smalltalk und Langweile-Blabla nur wenig Raum lassen. Schließlich ist Onlinezeit auch wertvolle Arbeitszeit.
Eine Person muss die Rolle des Moderators übernehmen und darauf achten, dass alle zu Wort kommen bzw. Quasselstrippen bremsen. Denken Sie immer daran, Inhalte an die Onlinewelt zu adaptieren. Egal, ob Online-Meetings oder Workshops, vor dem Bildschirm sitzend ist es meist viel Energie raubender als wenn man sich persönlich gegenübersitzt. Daher unbedingt genügend Pausen zum kurzen Aufstehen und Wegsehen einplanen. Eine Online-Session sollte nicht länger als 1,5 bis 2 Stunden dauern.
Vielfach ist es auch so, dass Teilnehmer bei Online-Sessions viel direkter angesprochen werden müssen, z.B. „Frau Müller, was sagen Sie dazu?" Eine weitere wichtige Aufgabe, die der Moderator berücksichtigen sollte. Und aufs Lächeln nicht vergessen. Vor lauter Konzentration „erstarrt" das Gesicht vor dem Bildschirm. Ein Lächeln entspannt wieder die Gesichtsmuskeln und sorgt für gute Stimmung.
Nicht über alle Ereignisse während des Videochats hat man die volle Kontrolle. Die freie Journalistin Anita Arneitz ist mit Onlinekursen und Onlineberatungen rund um die bunte Welt des Schreibens sehr aktiv: „Keine Sorge wegen Haustieren – auch ihnen kann man ‚richtiges‘ Verhalten im Homeoffice antrainieren. Meine Katze Siri wusste nach der ersten Woche, wo sie auf dem Schreibtisch liegen darf: Wir haben uns sozusagen nach einem Lernprozesses arrangiert. Jetzt muss ich sie nicht mehr aus dem Zimmer verbannen, wenn die nächste Online-Session ansteht."
"Nicht vergessen, dass man durch die Kamera auch ständig selbst im Bild ist!", weiß Barbara Macek, Projektmanagerin bei designation. "Herumspielen mit dem eigenen Handy oder sichtbare Langeweile sind auch online genauso unhöflich wie bei einem Offline-Meeting."
Und wenn mal trotzdem eine Störung mitten in der Videokonferenz unvermeidbar ist, entschuldigen Sie sich und deaktivieren Ton und/oder Video für kurze Zeit, damit auch alle Anwesenden erkennnen können, dass Sie nicht aktiv teilnehmen.
Über den Autor: Jürgen Eixelsberger
Jürgen Eixelsberger ist Gründer und Creative Director der Werbeagentur designation - Strategie | Kommunikation | Design. Seit vielen Jahren ist er in den Bereichen Marketing, Grafik Design und Web tätig und betreut mit diesen Kompetenzen Kunden vom KMU bis zum internationalen Konzern.
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